策划大型会议活动要注意哪些事项-凯发app官方网站

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文章出处:本站发表时间:2019-12-25信息类型:其他行业

大型会议涉及面广,也比较复杂,在执行的过程中稍不注意就容易出现问题,它不像小会议那样容易解决。为了避免会议中出现不必要的小插曲,天泽传媒提醒您有些事项还是需要多加注意。


1、由多个公司或者机构发起的活动,事先要明确各自职责分工,避免多头指挥。


2、举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免与同行业的竞业者重复。


3、活动应该尽早筹划并经审核确定。尤其是大型的国际性会议,需要邀请国外、境外人士前来参加的,应至少提前半年发出邀请,寄送资料和活动的说明。


4、大型活动参会人员规模较大,需要设置专门的签到区域,派专人采用mcs签到对到会人员作身份验证和签到工作。


5、多个分会场、分论坛设置要考虑到现场人流的情况,建议使用mcs电子签到系统这样完备的现场管理工具,多个不同场地可以正常有序地进行。


6、参会人员进场需要一定的时间,因此至少提前2-3小时甚至提前一天开始参会签到工作。


7、要确定会议的开幕期间内当地的天气、交通等状况,并尽量按照原定时间举行,避免时间拖延。


8、对参会特别邀请的领导、嘉宾应提供专用的休息区域,由专人陪同,等到会议正式开始的时候再引导入场。


9、会议所要用到的物资应该提前列出清单,交由专人保管和落实处理,避免物资遗漏或丢失。


10、大会需要采用ppt幻灯片播放的,应该在会议开始前就安排上传到专用的ppt管理系统,通过试片室控制现场的播放与进度,维持大会日程的顺利进行。


11、设置醒目的提醒标牌,提示参会人员将手机调为静音或关机状态。


12、有序地组织进场与离场,避免人员涌进与涌出带来的现场混乱和安全隐患。

做到以上这些,在会议展开时定会达到满意的效果、取得圆满的成功。